Koordinasyon ya da aynı anlama gelen eşgüdüm, belirli bir amaca ulaşmak üzere çeşitli işler arasında bağlantı, ilişki, düzen ve uyum sağlamaktır.
Yönetimde koordinasyon ise; bir işletmede çalışanların, ortak bir hedefe ulaşmak amacıyla hem kendi departmanları içinde hem de işletme genelinde bir bütün olarak senkronize şekilde çalışmaları demektir. Elbette daha büyük organizasyonlardaki (Holding ve Kamu yönetiminde) kurumlar arasında daha da fazlasına ihtiyaç duyulur.
Kurumlar bu çalışmayı gerçekleştirebilmek için liyakatli, yetenekli, eğitimli (yapılan işle ilgili konuda), uzman (alaylı deneyim), disiplinli ve cesaretli yöneticilere sahip olmak zorundadırlar. Bu özelliklerden bir veya ikisi eksikse o kurumda koordinasyonun işletme performansına olumlu bir etki yapması beklenemez. Eğer bu eksiklik sebebiyle her yönetim kademesinde; otorite, güç ve yetki sınırları dengesiz belirlenirse onlarca fikir katkısından mahrum kalmanın daolumsuz sonuçları olur. Yani dikkat isteyen önemli bir konudur…
Neden?
• Planları doğru hazırlayabilmek ve eşgüdümünü hatasız sağlayabilmek için,
• Sadece A planını değil, B ve C planlarını da programa dahil edebilmek için,
• Çalışanların çabalarını birleştirebilmek ve zamanlamasını birbiri ardı sıra programlayabilmek için,
• Sorumlulukları ve iş tanımlarını eksiksiz belirleyebilmek için,
• Süreç yönetimini becerebilmek ve ilgili bütün faaliyetleri birleştirebilmek için,
• Acil durumlarda inisiyatif alıp örgütü zamanında harekete geçirebilmek için bölüm amirlerinin yukardaki bütün özelliklere ve gereken yetkilere sahip olmaları şarttır. Yani koordinasyona sıra gelebilmesi için, kurum örgüt yapısının sağlam kurulması gerekir. Örgütleme aşamasının aksaması, “gömleğin ilk düğmesi yanlış iliklenince, diğerleri de yanlış gider” sözüne paralel sonuçlar üretir.
Örgütsel yapının geliştirilebilmesi için;
• Önce amaçlara ulaşmak üzere yapılacak işler belirlenir.
• İş analizleri yardımıyla birbirine benzeyen çeşitli işler bir araya getirilerek gruplandırılır.
• Her iş grubu için bu işleri görecek sayı ve nitelikte personel belirlenir, yani norm-kadro çalışması yapılır.
• İşe alınacak her personelin yetenek, bilgi ve tecrübelerinin ne olması gerektiği belirlenir.
• İşe almadan önce her personelin yapacağı görevlerin tanımı yapılır.
• Yönetim görevini yüklenecek personelin üretim kaynaklarını (araç, gereç ve çalışanlar) ne oranda kullanabilecekleri, yetki ve sorumlulukları tespit edilir.
• Organizasyonda (Örgütte) görev alan yöneticilerin hangi departmanları yönetecekleri, dikey ve yatay ilişkilerini nasıl düzenleyecekleri belirlenir.
• Aynı yöneticilerin kuruluşun yakın çevresindeki kişi, grup ve kuruluşlarla hangi yetkilerle nasıl ilişkiye girebileceklerine açıklık getirilir.
• Yönetim grubunun katılması gereken komite toplantılarının neler olduğu ve bu komitedeki görevleri açıklanır. (Eren, 2003)
Örgütsel yapı başarı ile oluşturulduktan sonra birimlerin stratejik amaçlara ulaşmak için nasıl işbirliği yapacakları ve aralarında uyumlu bir davranışı nasıl gerçekleştirecekleri gündeme gelecektir.
Koordinasyon, departmanlar (bölümler) arasındaki işbirliğinin kalitesini ifade eder. Eğer bu dişlilerden sadece birisi (departmanlardan birisi) aksarsa amaca ulaşmada büyük zorluk yaşanır. O dişli onarılıp veya değiştirilip yola devam edilmelidir. “Mevcut şekilde idare edelim” boş vermişliği durumunda ise başarı şansı hiç yoktur.
Koordinasyonu sağlama yolları (Bursalıoğlu,2003):
1- Emir yoluyla koordinasyon: Klasik ve tek adam yönetiminde kendini göstermektedir. Böyle durumlarda ‘katılım ve yenilik’ az olduğundan, etkili bir koordinasyon sağlamak olası değildir. Otoriter bir davranış gösteren yöneticilerin izledikleri bir yoldur. Bu tür koordinasyonda, örgüt verimliliğini artırmak olanaklı olmadığı gibi çalışanlarda iş doyumunu sağlamak da olası değildir.
2- Grup yoluyla koordinasyon: Çalışanı biçimsel olmayan örgüte bağlar ve örgüt amacına yönlendirmeyi sağlar. Biçimsel olmayan örgüt, işletmelerde temel üretim unsurlarından biri olan insanı temel alır.
Diğer bir anlatımla, çalışanın beklentilerini dikkate alarak örgüt amacına yönlendirir. Çalışanın kararlara katılmasına olanak sağlamak ve sağlıklı insan ilişkilerini geliştirmek suretiyle koordinasyon sağlanabilir.
3- Bağımlılığın tanınması yoluyla koordinasyon: Teknik boyuttaki koordinasyonun sağlanabilmesi için önemli ve geçerlidir. Özellikle teknik ve uzmanlık düzeyinde bilgi ve beceriye sahip olanlar, diğer çalışanların koordinasyonunu sağlamada etkin konumda bulunmaktadır. Çünkü yapılacak çalışma konusunda uzmanlık düzeyinde bilgisi olmayan çalışan, bu konuda bilgi sahibi olana devamlı bağımlı hale gelir, onlardan elde edeceği bilgi ve beceriye göre bir çalışma gösterir. Burada devamlı bir bağımlılık söz konusudur.
Sonuç olarak; yukarda da görüleceği üzere koordinasyonun nasıl sağlanacağından çok nasıl sağlanamayacağı daha fazla dikkat çekiyor. Oysa yönetim süreçlerini oluşturan karar verme, planlama, örgütleme, iletişim, koordinasyon, yöneltme ve denetleme aşamalarından her biri emek isteyen önemli çalışmalar olmakla beraber koordinasyon için çok daha fazlasına ihtiyaç vardır. Zira bir kurumda elde acil durum planları varken; böyle zamanlarda hangi yönetim kademesi olursa olsun harekete geçmek için üst kademeden talimat bekler haldeyse, orada koordinasyonun varlığından söz edilemez. Bu durumda da kâğıt üzerinde kalan yönetim süreci bütünüyle zaafa uğrar.
